Visselblåsning

Visselblåsning och rapportering av missförhållanden (”Whistleblowing”)

Securitas uppmuntrar och förväntar sig att alla anställda och affärspartners samt olika samarbetspartners rapporterar om de blir varse att det förekommer missförhållanden eller oegentligheter. Securitas vidtar inga repressalier mot någon som rapporterar något i god tro och Securitas utreder alla inkomna ärenden oaktat vilken kanal ärendet rapporterats via. Den som utreder ett ärende som ansvarig beror på vilken riskklass ett ärende har, ju högre risk desto högre upp i organisationsstrukturen hanteras ett ärende (t.ex. högriskärenden hanteras och utreds vanligen av Europadivisionen eller Securitas AB och lågriskärenden hanteras ofta av landets ansvariga med ledning och beslut från svenska utredningsgruppen bestående av HR-direktör, Affäretiksansvarig/Chefsjurist eller Säkerhetschef/Risk manager.

Vad ska rapporteras?

Visselblåsning enligt Securitas policy används för att rapportera aktiviteter som kan vara olagliga, oetiska eller bryta mot företagets policyer. Detta kan röra sig om ekonomiskt bedrägeri, diskriminering, trakasserier, säkerhetsöverträdelser eller andra typer av missförhållanden. Om du är osäker på om en viss aktivitet ska rapporteras kan du rådgöra med någon ur utredningsgruppen eller HR-representanter, anställda på legal eller säkerhetsanvdelningen eller din chef. Men om du vill vara anonym och därmed ej vill rådgöra med någon så är det bättre att göra en anmälan för mycket än en för lite. Typiska fall av misskötsamhet inkluderar, men är inte begränsade till:

• Trakasserier
• Diskriminering
• Oro för överträdelser av konkurrensrättslag
• Hälso- och säkerhetsfrågor
• Alkohol- eller droganvändning
• Etiska överträdelser
• Överträdelser av policies
• Bedrägeri
• Försäkringsöverträdelser
• Stöld eller skada på företagets egendom
• Misshandel eller hot om våld
• All olaglig aktivitet

Du har ett ansvar att rapportera något om du misstänker oegentligheter.

Processer och rutiner vid inkomna ärenden

Om du som chef på Securitas Sverige eller Securitas Technology Sverige får in en rapport ska du omedelbart kontakta lämplig person ur utredningsgruppen i Sverige beroende på vilket område ärendet rör och vilket bolag det rör.

Utredningsgruppen i Sverige består av:

• HR-direktör på Securitas Sverige,
• HR-direktör på Securitas Technology Sverige,
• Affäretiksansvarig/Chefsjurist på Securitas Sverige AB (ansvarig för affärsetiksärenden för både Securitas Sverige och Securitas Technology Sverige), och
• Säkerhetschef/Risk manager på Securitas Sverige (ansvarig för risk för både Securitas Sverige och Securitas Technology Sverige).

Alla inkomna visselblåsarärenden registreras och utreds. Oaktat vilken kanal som nyttjas för rapportering sker utredning, arkivering etc på samma sätt som om ärendet skulle rapporterats via Integrity Line.

Den process som nyttjas vid utredning syftar till att ärenden ska behandlas likvärdigt och följa samma procedur oaktat vem du rapporterar till. Om du rapporterar till någon i den svenska organisationen, utöver någon från den svenska utredningsgruppen ska någon från den svenska utredningsgruppen alltid involveras av den du rapporterar till för avgörande om den som mottagit rapporten är lämplig att utses som ärendeansvarig eller om det bör eskaleras till en högre/annan befattningshavare.

Ärenden behandlas med respekt för den personliga integriteten och ärendeansvarig tillser konfidentialitet och involverar endast de personer internt som krävs för att utreda ärendet. Avser rapporten misstankar om oegentligheter i förhållande till en viss person eller funktion får de förstås ej hålla i utredningen som ärendeansvariga eller involveras på annat sätt så att opartiskhet kan försäkras.

Innan ett ärende stängs ska ärendet ha eskalerats med förslag på åtgärd/beslut (inklusive redogörelse av eventuella repressalier) till den som är mentor/ansvarig kontaktperson i utredningsgruppen i Sverige. Syftet med att alla ärenden eskaleras till någon från utredningsgruppen är att tillse rättvis och likvärdig behandling av alla inkomna ärenden innan beslut fattas, eventuella åtgärder implementeras och ärendet får avslutas. Utredningsgruppen kan även involvera VD i vissa beslut innan ärende kan stängas.

Om rapportering sker utanför Integrity Line sker kommunikation (om sådan är möjlig) med den som rapporterar via den kanal som den som rapporterat nyttjat. I övrigt läggs ärendet dock upp i Integrity Line av den som mottagit ärendet eller någon annan som är involverad i utredningen om det avser ett visselblåsarärende i syfte att tillse lämplig ärendehantering och för att Business Ethics Compliance Officer på Securitas AB ska ha en översyn av alla inkomna ärenden inom koncernen.

Securitas erbjuder flera kanaler för rapportering som går till olika mottagare och du väljer själv vilken kanal du vill rapportera genom nedan.

Securitas uppmuntrar alltid att anställda i första hand pratar med någon internt för att rapportera då det vanligen är enklast för oss att utreda när vi har en dialog med den som rapporterar. Securitas förstår dock självfallet att det inte alltid är lämpligt eller möjligt att rapportera direkt till en intern funktion och att det i vissa fall kan kännas obehagligt och Securitas erbjuder därmed också anonym rapportering via ett webbaserat tredjepartssystem.

I första hand hoppas vi att anställda känner sig komfortabla med att prata med sin närmsta chef eller dennes chef.

Man kan också alltid vända sig till HR-direktören eller en HR-representant inom HR-funktionen, Affärsetiksansvarig/Chefsjuristen eller en av bolagsjuristerna eller Säkerhetschef/Risk manager. Om du rapporterar om missförhållanden till en lokal chef är den interna processen att denne ska rapportera ärendet vidare direkt till någon ur utredningsgruppen för att få beslut avseende om mottagaren kan agera ärendeansvarig, få stöd i utredning, tillse att ärendet rapporteras i Integrity Line samt tillse rättvisa och likvärdiga beslut oaktat vem som leder utredningen som ärendeansvarig.

Man kan också rapportera direkt genom Securitas Integrity Line vilket är ett system som levereras från en extern leverantör.

I detta system kan man välja om man vill rapportera anonymt eller med namn. Initial mottagare för ärenden som rapporteras via Securitas Integrity Line är Business Ethics Compliance Officer på Securitas AB, denne avgör vilka som ska involveras i utredningen beroende på ärendets risk och karaktär. I de fall det är lämpligt delegeras detta ärende till Affärsetiksansvarig på Europadivisionen som sedan avgör om ärendet i stället bör hanteras av en funktion i landet. Om det kan delegeras till landet skickas ärendet i systemet till antingen HR-direktör i antingen Securitas Sverige AB eller Securitas Technology Sverige AB beroende på vilket bolag det rör eller så skickas ärendet till Affärsetiksansvarig/Chefsjurist eller Säkerhetschef/Risk manager inom Securitas Sverige AB om det rör affärsetik. Ärendet kan därefter delegeras till en lämplig chef eller funktion inom landet för att utreda ärendet såsom ärendeansvarig dock med stöttning från svenska utredningsgruppen.

Den som rapporterar får en log-in kod som nyttjas för att kunna se status på ärendet under tiden för utredningen. Vidare kan den som rapporterar svara på frågor som utredaren ställer under tiden för ärendets handläggning/utredning. Om Securitas har för lite information för att kunna utreda ärendet kommer vi kommunicera detta till den som rapporterar och efterfråga mer information för att vi ska kunna utreda ärendet. Om den rapporterande personen dock inte lämnat ytterligare information inom två veckor läggs ärendet ner. Vi råder därför den som rapporterar att löpande logga in och kontrollera ärendet efter det att denne registrerat ärendet och även komplettera med ytterligare information om det finns behov av det.

Man kan också välja att skicka ett e-post

Man kan skicka e-post innehållandes en rapport till antingen Securitas Sverige, Securitas Technology eller Securitas AB (till Securitas AB kan man även skicka post om man så föredrar).

Som utgångspunkt är detta ej anonymt då en e-postadress många gånger avslöjar identiteten på avsändaren. Självfallet kan man skicka från en e-postadress som ej avslöjar ens identitet, men tänk på att det är avsändaren själv som ansvarar för att e-postmeddelandet ej avslöjar vem denne är. Väljer man att skicka post kan man förstås välja att utesluta namn på avsändare och således vara anonym om man vill det.

Det underlättar dock oerhört att rapportera via Integrity Line om man vill vara anonym då systemet möjliggör kommunikation med den anonyma avsändaren vilket ej är möjligt vid e-post eller vanlig post. (Securitas vill kunna utreda alla inkomna ärenden men om det ej är möjligt p.g.a. bristande information riskerar ärendet att avslutas om vi ej kan kommunicera med den rapporterande personen för att få ytterligare information).

Dokument

På Securitas Visselblåsarsida kan du hitta Securitas Visselblåsarpolicy och integritetspolicy för visselblåsning, olika kanaler du kan rapportera via samt mer information om Integrity Line. För mer information klicka dig vidare nedan. För anställda kan information om visselblåsning även hittas via Securitas intranät.