Månaderna innan flytten
Att flytta är en förändringsprocess. Gör det mesta av förändringsarbetet långt innan själva flytten. Se över de här punkterna så fort du bestämt dig för en flytt:
1. Budget, syfte och mål
Klargör för dig själv och medarbetarna vad syftet med flytten är och vilka mål företaget har med projektet. Då ser du lättare vilka prioriteringar som du behöver göra vad gäller budget och resurser i flyttprojektet.
2. Företagsförsäkring
Stäm av med försäkringsbolag angående lagkrav och larmklass, samt vad som krävs för att er företagsförsäkring ska gälla i de nya lokalerna.
3. Bästa larmet och andra säkerhetslösningar
Passa på att se över företagets säkerhet vid en flytt. Det mesta kan komma att bytas ut, till exempel inbrottslarm, passerkort, larmknappar, brandsläckare och bevakningskameror. Säkerställ att du har rätt säkerhetslösning i nya de lokalerna genom att anlita någon som kan hjälpa till med hela säkerhetskedjan. Det spar ofta mycket tid och du säkerställer även att ingen säkerhetsaspekt missas.
Tips! Ta kontakt med Securitas redan några månader innan flytten och börja planera säkerheten i nya lokalerna.
För mer tips kring larm till nya lokalerna läs även vår guide om larm eller kameraövervakning.
4. Avtal
Flytten innebär säkerligen att många avtal förändras. Se därför över samtliga avtal. Kanske är det läge att säga upp eller upphandla nya avtal?
Kom ihåg att säga upp ert nuvarande hyresavtal och skriv avtal med en flyttfirma.
5. Meddela om ny adress
Meddela flytten till kunder, leverantörer, myndigheter och adressändring för post och varuleveranser. Se även över nya lokalernas posthantering (postbox/brevlåda).
6. Förändring och renovering av nya lokalerna
Behöver du göra några anpassningar av den nya lokalen för att ni ska trivas och utföra ert arbete på ett effektivt sätt? Hur planerar ni att arbeta på företaget om några år? Se över renovering, belysning, IT, eluttag, möbler och förrådsutrymmen.
7. Inventarier
Gör en plan över vilka inventarier ni plockar med er och vad ni behöver köpa in.
8. Vad innebär flytten?
En flytt innebär ofta förändringar för både leverantörer, kunder och personal. Vilka förändringar innebär flytten i ditt fall? För personal är kommunikationer och det närliggande området viktigt. För kunder och leverantörer är det däremot viktigt att det är tydligt skyltat i närheten, så att det blir smidigt att hitta och parkera.
Tänk igenom vad flytten innebär för företaget och hur ni ska komma i ordning i de nya lokalerna.
9. Marknadsföring
En ny lokal innebär nya möjligheter. Planera ett öppningserbjudande eller en inflyttningsfest för att skapa glädje kring projektet.
Förbered skyltar för fasad samt bygglov för dessa långt i god tid så att företaget syns så fort ni flyttat in.
Planera in arbetet med att uppdatera av adressen på externt informationsmaterial och webbsidan.
Veckorna innan
10. Bevakningskamera, alarm och utrymningsplan
Så snart ni har tillgång till de nya lokalerna kan säkerhetsbolaget förbereda utrymningsplaner och säkerheten i lokalerna. Har ni Securitas som säkerhetsbolag ser vi till att säkerhetsanordning som bevakningskameror, larm, brandvarnare, brandsläckare och första hjälpen-kit är uppmonterat och klart till inflyttningsdagen.
11. Inventeringslista
Gör en inventeringslista för att hålla ordning i flytten. Se till att märka alla flyttkartonger på ett strukturerat sätt. Printa även ut planritningar och märk ut stationer för olika typer av föremål och flyttkartonger. Då kan medarbetare och flyttpersonal tydligt se vilken kartong som ska ställas vart i de nya lokalerna.
Flyttdagen
12. Planera in i minsta detalj
Det är mycket som ska fungera samtidigt under flyttdagen. Kolla upp alla detaljer kring flyttdagen i förväg, ta ingenting för givet. Planera sedan ansvarsområden för medarbetarna, till exempel så har troligtvis IT-ansvarige en stor uppgift dessa dagar. Det kan också vara smidigt att förbeställa lunch för alla som hjälper till med flytten. Gå även igenom inventeringslistan med personal och flyttfirma så att alla är på det klara med vad som gäller.
Säkerställ att alla har fått larmkoder och kan passera in och ut, i både nya och gamla lokalen under inflyttningsdagen. Informera grannar och planera inför att flyttbilar blockerar en del av gatan under flyttdagen.
Placera en vakt i entrén om ni har mycket värdesaker.
Några råd om tiden efter
13. Fungerande säkerhetssystem
Ett säkerhetssystem är inte säkert om det inte fungerar. Så det är av största vikt att med jämna mellanrum se till att säkerheten fungerar som det ska. Har ni Securitas som säkerhetsleverantör så besöker vi er var tolfte månad för en funktionskontroll. Vi går då igenom utrustningen och systemen. Om något inte håller högsta kvalitet så åtgärdar vi det.
14. Fortsätt att utvärdera och förändra
Fortsätt förändringsresan även efter inflyttningen. Trots förberedelser och god planering finns det sådant som behöver åtgärdas efter inflyttningen och iordningställandet av lokalerna. Gör återkommande uppföljningar för att säkerställa att ni får ut det bästa möjliga med era nya lokaler.
Vill du ha hjälp med riskbedömning och säkerhetslösningar? Lämna dina uppgifter i formuläret nedan så ringer vi upp dig. Första riskbedömningen gör vi helt utan kostnad.
